Rujukanedukasi.com – Setiap hari Anda telah terbiasa berkutat dengan dokumen di tempat kerja. Baik ditulis secara manual maupun dihimpun dalam folder komputer. Dokumen memiliki fungsi yang beragam mulai dari penawaran kerja, surat-surat bersifat penting, rahasia dan berharga. Sehingga kegiatan yang tercantum di dalam dokumen dapat dijadikan sebagai tanda bukti atau keterangan tertentu.
Pengertian Dokumen
1. Secara Bahasa
Dokumen adalah sesuatu yang disajikan secara tulisan maupun cetak dan beragam benda yang berfungsi sebagai keterangan-keterangan terpilih. Kemudian melalui proses pemilihan, penyusunan, produksi dan disebarkan pada pihak tertentu. Sehingga dokumen dapat berbentuk surat penting yang bersifat rahasia dan berguna sebagai barang bukti atau keterangan terhadap pelaksanaan kegiatan.
2. Pengertian Dokumen Menurut Ahli
Menurut Louis Gottschalk berpendapat bahwa dokumen adalah sumber tertulis terhadap beragam informasi sejarah. Memiliki peran sebagai bukti kuat dibandingkan kesaksian secara lisan, lukisan, artefak dan peninggalan sejarah lainnya.
Telah sejak lama dokumen memiliki fungsi sebagai surat resmi kenegaraan berupa perjanjian, undang-undang dan konsesi. Dengan demikian dokumen menjadi proses pembuktian terhadap beragam sumber baik secara lisan, tulisan dan bukti arkeologis.
Letak Perbedaan Antara Dokumen dan Dokumentasi
Dokumen dan dokumentasi memiliki kata yang hampir serupa. Namun pada proses kegiatannya memiliki perbedaan yang cukup signifikan, di antaranya:
| Dokumen | Dokumentasi |
| 1. Fokus pada informasi dan benda | 1. Fokus pada kegiatan penelitian |
| 2. Bukan unit kerja dan bersifat pasif | 2. Termasuk unit kerja dan aktif |
| 3. Berguna sebagai barang bukti | 3. Melakukan proses terhadap dokumen |
| 4. Penunjang kegiatan penelitian | 4. Menyiapkan dokumen penelitian |
Jenis-Jenis Dokumen
Dokumen digunakan hampir pada setiap kegiatan yang Anda lakukan. Sehingga terdapat kriteria tertentu agar mempermudah Anda untuk mengenali setiap jenis dokumen yang tersedia. Daripada penasaran, simak penjelasan berikut ini!
1. Berdasarkan Kelas Kepentingan Dokumen
- Dokumen pribadi adalah informasi perorangan sehingga Anda sendiri tentu telah memiliki dokumen serupa tergantung kebutuhan yang diperlukan. Misalnya: KTP, SIM, Paspor, akta kelahiran dan Ijazah pendidikan.
- Dokumen pemerintah adalah dokumen yang bersifat umum dan berisi perihal informasi kenegaraan di pemerintahan. Misalnya: Undang-Undang, Keputusan Presiden dan peraturan pemerintah lainnya.
- Dokumen niaga adalah dokumen yang berhubungan tentang proses jual beli. Misalnya cek giro, nota dan kuitansi.
2. Berdasarkan Bentuk Fisik Dokumen
- Dokumen perpustakaan atau literer seperti buku dan majalah
- Dokumen museum atau korporil seperti fosil, artefak dan benda bersejarah lainnya
- Dokumen privat atau arsip seperti surat dinas dan laporan-laporan kegiatan
3. Berdasarkan Fungsi
- Dokumen bersifat dinamis, dokumen yang digunakan secara langsung untuk melakukan beragam kegiatan guna menyelesaikan pekerjaan saat itu juga.
- Dokumen bersifat statis, dokumen yang digunakan pada waktu tertentu ketika diperlukan dalam melengkapi pekerjaan.
4. Berdasarkan Sifat
- Dokumen tekstual adalah dokumen yang berisi informasi yang disajikan secara tertulis seperti buku, majalah dan brosur.
- Dokumen nontekstual adalah dokumen yang berisi sedikit informasi secara tertulis seperti grafik dan peta dunia.
5. Berdasarkan Jenis
- Dokumen fisik adalah dokumen yang berkaitan erat dengan berat, tata letak dan dapat berbentuk surat-surat.
- Dokumen intelektual adalah dokumen yang mengacu pada rumusan berisi tujuan hingga cara memperoleh sebuah data.
6. Berdasarkan Dokumentasi
- Dokumen primer adalah dokumen utama yang berisi hasil-hasil kerja, penelitian dan sumber dokumen pertama.
- Dokumen sekunder adalah dokumen yang berisi informasi primer seperti bibliografi.
- Dokumen tersier adalah dokumen yang memperkuat keterangan sekunder, seperti informasi literatur dan buku panduan.
